“Von der Wiege bis zur Bahre – Formulare, Formulare.” Das bekannte deutsche Sprichwort hat auch in Zeiten der Digitalisierung nichts von seiner Gültigkeit verloren. Das ist nicht negativ gemeint. Digitale Formulare sind gerade bei der Erfassung, Speicherung und Verarbeitung strukturierter Daten unverzichtbar, weil sie eine Systematik vorgeben und die Datenqualität erhöhen.
Formulare haben sich durch Digitalisierung verändert. Sie müssen nicht mehr zwingend auf Papier existieren, nicht mehr ausgedruckt werden, um sie auszufüllen. Formulare funktionieren heute online ohne Papier und Stift direkt am Bildschirm, auch auf Mobilgeräten. Leicht erstellen – auch ohne IT-Kenntnisse – lassen sie sich mit Formulareditoren. Prüfungen auf die Inhalte einzelner Felder und auf Plausibilität des gesamten Formularinhalts können integriert werden.
Was ist ein Formulareditor?
Ein guter Formulareditor ist vergleichbar mit der berühmten eierlegenden Wollmilchsau auf der Software-Farm. Er vereint die Eigenschaften einer Textverarbeitung, eines Layout-Programms und einer Datenbank-Anwendung. Idealerweise ist die Datenbank das führende System. Wer schon einmal mit Microsoft Access gearbeitet und mit dieser Anwendung eine Formularansicht für seine Datenbank erstellt hat, kennt das Vorgehen: Die Datenbank „weiß“, welche Felder darin definiert sind und welche formalen Anforderungen für sie jeweils gelten. Zum Beispiel können numerische oder alphanumerische Werte erlaubt sein, eine maximale und/oder minimale Länge, ein bestimmter Wertebereich oder nur Inhalte einer vordefinierten Auswahlliste.
Manche Felder sind Muss-Felder, andere können auch leer bleiben. Mit dem Editor lassen sich alle oder ausgewählte Datenbank-Felder und die zugehörigen Beschriftungen auf einer Bildschirmseite anordnen und ihre Reihenfolge beim Ausfüllen festlegen, also eine sinnvolle Sprungfolge durch das Formular. Die in der Datenbank hinterlegten Plausibilitäten – auch übergreifend, also zum Beispiel Abhängigkeiten zwischen mehreren Feldern – werden automatisch übernommen und in Abhängigkeit von den Eingaben gegebenenfalls Fehlermeldungen angezeigt. Wie in einer Textverarbeitung lassen sich weitere Elemente wie zum Beispiel Überschriften, Trennlinien und Erklärungstexte hinzufügen.
Ein Formulareditor kann aber auch ganz ohne Datenbank funktionieren. Wer nur ein Formular zum Ausfüllen und Ausdrucken (oder umgekehrt, bei handschriftlich zu füllenden Formularen) braucht, findet im Editor eine Art Baukasten mit verschiedenen Feldtypen wie Textfeld, Auswahlliste, Einfachauswahl (Radiobutton) und Mehrfachauswahl (Checkbox). Auch hier lässt sich die Reihenfolge der Felder bestimmen und das Formular mit Texten und grafischen Elementen ansprechend gestalten.
Wo findet man Formulareditoren und was leisten sie?
Baukästen für Formulare gibt es als eigenständige Programme, in allgemeinen Office-Anwendungen, aber auch in Anwendungsprogrammen für bestimmte Zielgruppen wie etwa Immobiliensoftware. Letztere sind besonders interessant, weil sie in der Regel für Standard-Geschäftsvorfälle der jeweiligen Branche bereits vorgefertigte Lösungen mitbringen. Diese können mit wenigen Klicks personalisiert und wenn nötig angepasst werden. So fügt beispielsweise der Immobilienmakler oder Hausverwalter nur noch ein Firmenlogo und seine Kontakt- und Zahlungsdaten ein – der Rest ist schon fertig, inklusive Schnittstellen zur Mandanten- oder Interessentendatenbank und gegebenenfalls zu Zahlungssystemen.
Mit Formulareditoren produzierte digitale Formulare werden häufig als Webformulare verwendet, sowohl auf öffentlichen Webseiten als auch im Intranet von Unternehmen. Hier finden Sie Anwendung in unterschiedlichster Form – vom einfachen Kontaktformular über Umfragen bis hin zur Stellung von Anträgen.
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