Arbeitszeit optimieren mit Microsoft MyAnalytics

Zu viel zu tun, die ganze Woche durchgearbeitet? Der Chef weiß es vielleicht nicht (oder will es nicht wissen), Microsoft Office aber schon. Zum Paket Microsoft 365 gehört seit 2019 auch MyAnalytics. Microsoft selbst bewirbt das Produkt als „Fitness-Tracker für die Arbeit“. Datenbasierte Erkenntnisse sollen helfen, die Effektivität der Mitarbeitenden zu fördern, aber auch deren Wohlbefinden. Die Privatsphäre bleibe, so Microsoft, stets gewahrt. Kann das funktionieren? Müssen Betriebsräte und Datenschützer hellhörig werden?

MyAnalytics ist Teil von Viva Insight

Microsoft MyAnalytics ist mittlerweile Teil von Microsoft Viva Insights. Das wiederum ist teilweise in den Microsoft-365- bzw. Office-365-Plänen für Unternehmen enthalten. Der volle Funktionsumfang ist gegen eine Lizenzgebühr pro Benutzer und Jahr zu erwerben, wobei unter der Bezeichnung Viva Suite auch ein vergünstigtes Bundle mit Viva Learning, Viva Goals und Viva Topics erhältlich ist. Die Basisfunktionalität, nämlich persönliche Einblicke in Teams, Informationen per Outlook, über eine tägliche E-Mail oder per Dashboard, sind bereits in Microsoft 365 verfügbar. Voraussetzung ist, dass die Messaging-Lösung Microsoft Exchange Online zur Verfügung steht.

Signale aus E-Mails, Teams und Dokumenten

In vielen Unternehmen ist der Arbeitsalltag zu fast hundert Prozent von Microsoft-Produkten bestimmt. Unsere Post bekommen wir per Outlook, Anrufe und Besprechungen laufen über Skype for Business oder MS Teams, und wenn gerade mal keine eingehende Kommunikation signalisiert wird, arbeiten wir mit Word, Excel, Powerpoint oder Access. Microsoft MyAnalytics hat also eine Menge Datenquellen und weiß genau, ob wir einen ruhigen oder anstrengenden Tag haben, ob wir viel Zeit in Besprechungen verbringen oder die Arbeit an einer komplexen Tabellenkalkulation wegen eingehender Telefonate oft unterbrechen mussten. Gerade diese Störungen sind es, die viele Beschäftigte in Befragungen als Ursachen für Stresssymptome bis hin zum Burnout nennen.

Microsoft kennt aber nicht nur die Arbeit des einzelnen Nutzers, sondern bekommt diese Daten von vielen hunderttausend Unternehmen. Damit ist ein direkter Vergleich möglich – sind Besprechungen bei Ihnen länger oder häufiger als der Durchschnitt? Könnte das ein Hinweis auf Ineffizienz sein? Werden Sie öfter aus konzentrierter Arbeit herausgerissen? Oder ist gerade das Gegenteil der Fall – „Kein Schwein ruft mich an“, um es mit einem Schlagertext zu sagen? Hier droht möglicherweise Vereinsamung im Homeoffice, sodass die Verbindung zu den Kollegen gestärkt werden müsste.

Geschützte Daten in der Cloud

Microsoft legt Wert auf die Feststellung, dass alle gesammelten Daten zwar in der Cloud liegen, genauer gesagt, im Exchange-Online-Postfach des Mitarbeitenden. Damit sind sie aber nur für den jeweiligen Nutzer selbst sichtbar. Eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist nicht beabsichtigt, wäre aber durchaus möglich. Deshalb besteht nach dem Betriebsverfassungsgesetz auch ein Mitbestimmungsrecht für den Einsatz von Microsoft MyAnalytics bzw. Viva Insight, falls ein Betriebsrat existiert. Und auch der Datenschutzbeauftragte ist einzubinden. Zwar betont Microsoft, MyAnalytics unterstütze die Einhaltung der DSGVO. Aber dazu gibt es auch kritische Stimmen, etwa von der zum Deutschen Gewerkschaftsbund gehörenden Hans-Böckler-Stiftung und von Thilo Weichert, dem ehemaligen Datenschutzbeauftragten des Landes Schleswig-Holstein. Von Datensparsamkeit kann jedenfalls keine Rede sein, wenn Microsoft jede Nutzung seiner Software protokolliert. Vielleicht wissen die Kollegen ja auch ohne Dashboard, ob ihr Tag stressig war.

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