Nach einigen Versuchen mit Zusatztools wie Microsoft Dictate tauchte im März 2018 erstmals eine Speech-to-Text-Funktion in einem Insider Build von Microsoft Office auf. Die neue Variante machte Schluss mit einigen Krücken, zum Beispiel wurden Angaben zu Satzzeichen und Zeilenwechsel nun auch in deutscher Sprache erkannt.

Heute ist die Office Diktierfunktion in den wichtigsten Anwendungen Standard und die Funktionalität wesentlich verbessert. Meist findet man das Mikrofon-Symbol im Menüband „Start“ auf der rechten Seite.

Diese Anwendungen eignen sich für ein Diktat

Am häufigsten wird die Diktatfunktion sicher in der Textverarbeitung Word eingesetzt. Aber warum nicht auch lange E-Mails in Outlook einfach sprechen statt tippen? Sogar in PowerPoint und in dem flexiblen Notizwerkzeug OneNote gibt es das Mikrofon-Logo. Kurz nach dem Anklicken erscheint ein Fenster mit dem Text „Ich höre zu“, außerdem bekommt das Mikrofon im Menü einen roten Punkt, um die laufende Aufnahme zu signalisieren. Office versteht Diktatbefehle wie Punkt, Komma, Beginn Zitat, Ende Zitat und neue Zeile. Selbst komplexere Befehle wie „das letzte Wort fett“ sollen verstanden werden – in der Praxis funktioniert das aber nicht immer. Mit einem weiteren Klick stoppen Sie die Spracheingabe. Die Tabellenkalkulation Excel wird nicht unterstützt – es ist sicher kein Standard, Zellinhalte zu diktieren. Wer das dennoch möchte, benötigt ein Add On wie zum Beispiel Transkriptor.

Spracherkennung in der Cloud

In den neuesten Versionen von Microsoft 365 (so heißt das frühere Office 365 seit einiger Zeit schon) findet die Spracherkennung nicht lokal auf dem Computer statt, sondern auf den Servern von Microsoft. Das ist deutlich schneller und präziser, bedeutet aber auch, dass eine Datenübertragung – möglicherweise in die USA – stattfindet. Die Spracherkennung funktioniert wegen der dezentralen Verarbeitung also nur, wenn der Nutzer online und mit seinem Microsoft-365-Abo angemeldet ist. Wenn Sie Office 2021 kaufen, entscheiden Sie sich für eine Dauerlizenz gegen Einmalzahlung statt für regelmäßige Lizenzgebühren, müssen damit aber auf Vorteile des Abonnements verzichten. Hier helfen Zusatztools wie etwa das frühere Microsoft Dictate weiter.

Mögliche Fehlerquellen

Sie möchten mit Office diktieren, aber das Mikrofon wird nicht angezeigt oder ist ausgegraut? Stellen Sie zunächst sicher, dass eine Internetverbindung besteht und Sie in Ihr Microsoft-365-Konto eingeloggt sind. Ist das der Fall, prüfen Sie folgende Punkte:

• Ist ein Mikrofon angeschlossen und betriebsbereit? Wird kein Mikrofon erkannt, sperrt Microsoft Office die damit zusammenhängenden Funktionen. Eventuell verhindern auch Einstellungen in der Windows Systemsteuerung den Gebrauch des Mikrofons. Nach dem Aktivieren sollte auch die Diktat-Funktion verfügbar sein. Wenn nicht, starten Sie die entsprechende Anwendung neu.
• Ist das Dokument möglicherweise für weitere Bearbeitungen gesperrt (Dokumentschutz)? In einem Text, der sich nicht per Tastatur beschreiben lässt, kann man auch nicht diktieren. Heben sie vorher den Dateischutz auf.
• Ist die Diktatfunktion zwar grundsätzlich aktiv, versteht Sie aber nicht gut oder „verschluckt“ immer wieder Wörter, kann das an einer zu langsamen Internet-Verbindung, zu starken Hintergrundgeräuschen oder einem ungeeigneten Mikrofon liegen. Versuchen Sie, langsamer und betonter zu sprechen, wechseln Sie wenn möglich an einen ruhigeren Ort oder gehen Sie näher an das Mikrofon heran.

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