Serienmails können viel Zeit und Geld sparen, denn hierbei wird eine Mail gleichzeitig an mehrere Adressaten versendet. Mit Outlook 2007 kann diese Möglichkeit genutzt werden.
Arbeiten mit Verteilerlisten
Die einfachste Variante, um eine Serienmail in Outlook 2007 zu erstellen, ist die Verteilerliste. Hierzu muss in dem Programm der Ordner “Kontakte” geöffnet werden. Anschließend wird auf den Reiter “Neu” und “Verteilerliste” geklickt. Um die Adressen auszuwählen, an welche die Mail geschickt werden soll, muss der Punkt “Mitglieder auswählen” angeklickt werden. Dann können die einzelnen Personen mit einem Doppelklick aktiviert werden. Die Auswahl wird bestätigt mit einem Klick auf “OK”. Es erscheint ein Feld, in welches ein Name für die Verteilerliste eingetragen werden kann. Durch das Klicken auf “Speichern und schließen” wird die Liste erfolgreich erstellt.
Verwendung von BBC
Die Adressaten sollen nicht wissen, an wen die Mail sonst noch geschickt wurde. Daher sollten E-Mail-Adressen und eine Verteilerliste immer in das BCC-Feld einer Mail eingefügt werden. Dieses Feld sorgt dafür, dass der Inhalt aus dem Feld während des Sendeprozesses entfernt wird. Die Nachricht wird an jede eingetragene Adresse versendet, aber kein Adressat kann sehen, an wen die Mail gerichtet wurde.
Versendung einer Serienmail
In Outlook besteht die Möglichkeit, den Namen des Adressaten automatisch in die Anrede einfügen zu lassen. Wenn im Ordner “Kontakte” unter dem Reiter “Extras” das Menü “Seriendruck” ausgewählt wird, kann diese Einstellung vorgenommen werden. Eingefügt wird ein formatiertes Word-Dokument.
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