Dateien verwalten und teilen, Projektesteuerung und Reporting: Mit Cloud-Lösungen lassen sich Unternehmensstandorte und externe Mitarbeiter unkompliziert vernetzen.

Spätestens seit uns ein gewisser Computerhersteller aus Redmond, Washington mit seinem Office-Paket beglückt hat, ist der Rechner aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Sobald die Büroarbeit umfangreicher wird und mehrere Personen an ihr beteiligt sind, reicht besagtes Paket allein unter Umständen nicht mehr aus. Dateien, an denen mehrere Leute arbeiten, sollten zentral auf einem Server abgelegt werden; die Arbeit muss organisiert und unter Umständen per Projektmanagement verwaltet werden. Das ist zwar mit gewissen Kosten verbunden, ansonsten aber kein großes Problem. Zu dem wird es erst, wenn mehre räumlich getrennte Büros oder externe Mitarbeiter mit der Firmenzentrale vernetzt werden sollen. In solchen Fällen ist das ausweichen auf die Cloud, also auf internetbasierte Speicher- und Kommunikationslösungen, die einfachste Lösung. Zumindest wenn es nicht um hochsensible Daten geht, denn die gibt man damit ja ein stückweit aus der Hand. Natürlich sind Passwortschutz und mindestens 128-Bit-Verschlüsselung auch bei Cloud-Lösungen Standard, aber spätestens nach dem Bekanntwerden des NSA-Skandals ist klar, dass der globale Datenverkehr noch weniger sicher gegen unerwünschten Zugriff ist, als wir sowieso schon ahnten. Die Frage, wie man damit umgeht, muss also jeder für sich beantworten.

Speichern und mehr

Hat man sich für die Cloud entschieden, sind Lösungen wie Google Drive eine feine Sache. Denn die Cloud-Lösung des Anbieters hält nicht nur externen Speicherplatz vor, auf den man von jedem internetfähigen Rechner oder Smartphone zugreifen kann. Ebenfalls inkludiert sind diverse cloud-basierte Office-Programme – eventuell kommt man also ohne stationäre, kostenpflichtige Alternativen aus. Einen Speicherplatz von 15 GB gibt es gratis, wer mehr braucht, muss kostenpflichtig aufstocken. Dateien, die man mit anderen gemeinsam bearbeiten will, kann man teilen, alles andere bleibt privat.

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Projekte vernetzen

Mit cloud-basierten Projektmanagement-Tools wie GroupCamp von Google lassen sich Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams verbessern, auch dann, wenn nicht das gesamte Team an einem Ort versammelt und per LAN vernetzt ist. Darüber hinaus ist die Lösung auch als kollaboratives Extranet für mehrere Unternehmen geeignet. Aufgaben und Arbeitszeiten können verwaltet werden, Fristen, Prioritäten und Zeitrahmen sind jederzeit nachvollziehbar. Auch Projektdateien können unkompliziert eingebunden und geteilt werden. Dabei lassen sich entweder MS-Office-Dateien verwenden – oder man benutzt die eingebaute Schnittstelle zu Google Drive. Vor allem für Agenturen, die ihre Kunden transparent über die aktuellen Aufgaben und Anliegen informieren wollen, sind solche Lösungen optimal, so werden sie z.B. auch bei der Internetagentur cusati media angewendet.

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