Im heutigen Zeitalter spielt die Digitalisierung verschiedener Prozesse eine größere Rolle denn je. Noch bis vor einigen Jahren war die klassische Papierrechnung Standard in jedem Unternehmen – elektronische Rechnungen galten damals nicht als rechtsgültig. Dies hat sich jedoch schon längst geändert: Als die EU im Jahr 2011 ein neues Gesetz erließ, wurden elektronische Rechnungen ebenso rechtsgültig wie auch Rechnungen aus Papier. Denn es steht außer Frage, dass die konventionelle Fakturierung mit einem nicht zu unterschätzenden Arbeitsaufwand einhergeht. Dieser nimmt kostbare Zeit in Anspruch – die eigentlich auf einfachem Wege eingespart werden kann.
Inzwischen steht fest, dass die digitale Rechnung zum internationalen Standard gehört und somit neue Technologien für eine vereinfachte Abwicklung des Online-Prozesses erfordert. Ganz egal, ob es sich um ein kleines oder mittelständisches Unternehmen handelt, die digitale Fakturierung sorgt für eine enorme Vereinfachung verschiedener Prozesse.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat mit dem ZUGFeRD-Standard festgelegt, wie Informationen in einer elektronischen Rechnung zu speichern sind. Dieser Standard soll gewährleisten, dass digitale Rechnungen eine bestimmte Datenstruktur erhalten und somit automatisiert verarbeitet werden können. Sowohl Rechnungsersteller als auch Rechnungsempfänger können von diesem neuen Standard profitieren. ZUGFeRD Rechnungen sind in allen Branchen, Industriezweigen und Unternehmensgrößen verwendbar.
Effektiv Kosten und Zeit sparen
Um eine automatische Auslesung am PC zu ermöglichen, ist spezielle Software erforderlich. Insbesondere für kleine und mittelständige Unternehmen sorgt ZUGFeRD für eine enorme Kosten- und Zeitersparnis. Der Arbeitsaufwand verringert sich um ein Vielfaches, da Portokosten und Papier eingespart werden – dies kommt nicht zuletzt auch der Umwelt zugute. Weil die Archivierung von Rechnungen ebenso auf digitalem Wege gültig ist, verbessert sich dadurch der insgesamte Arbeitsablauf. Praktisch ist, dass die Rechnungen automatisch mit den zugehörigen Aufträgen abgeglichen, Fehler erkannt werden und der User darüber benachrichtigt wird. Die Zeit für die Verarbeitung einer Rechnung wird auf diese Weise drastisch verkürzt.
ZUGFeRD Konverter Software – was ist das genau?
Eine ZUGFeRD Konverter Software ist eine Ergänzung zum bereits viel genutzten ZUGFeRD Standard, welche für einen deutlich vereinfachten Ablauf beim Erstellen von Rechnungen sorgt. Die ZUGFeRD Konverter Software Erabot ist zum Beispiel in der Lage, erstellte Rechnungsdokumente von unterschiedlichsten Dateiarten zu konvertieren, darunter sRDI, XML, RDI oder auch Word-Formate wie .doc. Ebenfalls positiv anzumerken ist: Die bisherigen Abläufe der Fakturierung werden hiervon nicht beeinflusst. Eine ZUGFeRD Konverter Software ist eine willkommene Ergänzung zum ZUGFeRD-Standard.
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